La facture électronique, un gain pour mon entreprise
Le nouveau standard de facture électronique
En juillet 2017 lors du FNFE (Forum National de la Facture Électronique) est annoncé la Factur X.
Cette annonce prend tout son sens avec l’arrivée de la facture électronique décrite dans l’article 153 de la Loi de Finances pour 2020.
à retenir: produire une facture électronique en 2023 pour les grandes entreprises, 2024 pour les ETI, 2025 pour les PME et TPE.
La facturX est donc au cœur des enjeux des politiques publiques Franco-Allemandes de dématérialisation des factures. Ainsi, nous avons pu constater une hausse continue du taux de factures électroniques inter-entreprises passant notamment de 5% en 2015 à 15% en 2019.
Place de la FacturX dans la dématérialisation
La France et l’Allemagne ont affirmé leur volonté de promouvoir un modèle de facturation électronique à l’échelle mondiale. Les questions techniques, juridiques et organisationnelles sont réglées par les pouvoirs publics.
à retenir: Le format officiel français de facturation électronique est Factur-X 1.0
Pourquoi les entreprises se mettent-elles à la facture électronique ?
La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :
Rapide : délais de réception et de paiement plus courts, moins de tâches administratives nécessaires. Les procédures comptables peuvent être automatisées.
Rentable : envoi gratuit, économie de papier et d’espace physique pour l’archiver
Sécurisée : les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent
Efficace : pas d’erreur de saisie
à retenir: 0 papier, gain d’espace avec l’archivage électronique, recherches d’historiques
Comment bénéficier de la dématérialisation des Factures ?
En 2013, les procédés de dématérialisation de factures fonctionnaient surtout grâce à la technologie d’échange de données informatisées (EDI) coûteuses à mettre en place. C’est à partir du 1er janvier 2014 que d’autres alternatives ont vu le jour, notamment le format PDF signés électroniquement garantissant une Piste d’Audit Fiable (ou PDF simples sous réserve de contrôle permanents)
à retenir: la numérisation en format PDF devient un standard, rapide et économique
Comment le dispositif de la FacturX se traduit-il concrètement ?
FacturX est donc un standard de facture électronique initié par le couple Franco-Allemand dont le but est de pouvoir être exploité par l’ensemble des utilisateurs et aussi, par l’ensemble des logiciels comptables.
Le traitement du format hybride FacturX se fait dès lors par les logiciels qui comprennent les données informatisées (XML) et permettent d'automatiser les tâches.
Plus précisément, lors de la réalisation de factures au format FacturX, se crée un format PDF/A-3 (Format de Document Portable pour l’Archivage de 3e génération). Ce format contient une image lisible de la facture (PDF) mais également des données structurées recensées dans un fichier XML. L’automatisation des tâches est facilitée grâce à ce fichier XML. L’entreprise trouvera réellement le bénéfice d’une facture PDF signée si elle inclut le format FacturX 1.0 qui est immédiatement lisible par un logiciel.
Les plus de la FacturX
Ce standard officiel de factures numérique propose de nombreux avantages :
Un gain de temps et donc de productivité car les collaborateurs peuvent bénéficier de documents mieux structurés
La facilitation des échanges inter-entreprises de part un rapidité et une fiabilité accrues
Réduire le coûts de traitement des factures traitées
à retenir: retards de paiement réduits et erreurs de saisie inexistantes
Mettez en place la facturX avec Saisigo
Saisigo traite les factures papiers, électroniques et FacturX. Tous vos formats de factures fournisseurs sont gérés.
La valeur supplémentaire est que Saisigo rapproche vos factures intelligemment directement dans votre logiciel de gestion.
Saisigo vous apporte ses technologies de reconnaissance, de lecture et de saisie automatisée. Le rapprochement automatique permet un gain de temps important et produit un rapport des écarts, qui vous permet de vous concentrer sur les litiges, avoirs et recouvrement plus que sur les saisies de données.
Saisigo fonctionne en 4 étapes :
Vous ou vos fournisseurs transmettez vos factures en toute confidentialité
Tous les formats sont traduits en FacturX signés et archivés
Saisigo s’adapte à votre logiciel de gestion et saisie les données via la procédure de rapprochement que vous aurez explicitée
Les collaborateurs sont inclus dans le processus via un workflow d’approbation et un rapport d'exécution soulignant les écarts éventuels et accèdent à un tableau de bord de suivi
Pourquoi recourir à Saisigo ?
Votre temps est précieux tout comme celui de vos collaborateurs. Les tâches de saisie de documents dans vos logiciels de gestion sont essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise mais ce sont des tâches sans grande valeur ajoutée, chronophages et aliénantes.
C’est pourquoi Saisigo peut vous aider.
Les avantages de Saisigo sont multiples :
Amélioration des performances opérationnelles
Réduction des coûts de traitement des factures
Aucun investissement ou développement en interne
Permet de rester concentré sur les processus métiers
En confiant cette mission à une intelligence robotisée, vous vous concentrez sur le principal, diminuez les erreurs de saisie et facilitez la vie de vos collaborateurs. Réduire les retards de paiement, les livraisons en urgence parce que tel ou tel document n’avait pas été saisi en temps et en heure, etc.
Travaillez avec Saisigo et gagnez en sérénité.